En la negociación con proveedores, los gerentes de cadena de suministros cuentan con una serie de herramientas tecnológicas; pero siguen recurriendo a negociaciones convencionales en todas sus relaciones comerciales.

Nota: Puedes descargar esta guía como un PDF en nuestro campus virtual.

La mayoría de los profesionales concuerdan en que ésta es la mejor forma de manejar alianzas y relaciones estratégicas con los proveedores; éstos constituyen una gran parte de la inversión en la cadena de suministros.

He tenido la oportunidad de liderar negociaciones en México, Colombia, España, Estados Unidos y Alemania; entrenando audiencias corporativas en buenas prácticas de negociación con proveedores, me ha impresionado que los responsables de la cadena de suministros siempre están mejor preparados en el arte de negociar que el resto de sus colegas dentro de la organización.

Pero ¿Cuáles son las estrategias que aplican para tener éxito recurrente?

Son siete, y te las presento a continuación:

En la Negociación con Proveedores, más del 75% del tiempo es dedicado a la preparación previa.

Thomas Edison es citado con la frase “Un genio es solo una persona talentosa que hace sus deberes”. La mayoría de los expertos en negociación con proveedores concuerda en que más del 75% del tiempo es dedicado a la preparación previa. Idealmente incluye tareas importantes como solicitar y evaluar las propuestas de los proveedores. Además, requiere desarrollar una estrategia de negociación y la aprobación de la alta gerencia.

No subestimar la importancia del apoyo de la directiva que serán afectada por la negociación; ignorarles, sería catastrófico.

A veces toma muchísimo tiempo y aún más energía para contar con la aprobación de las partes interesadas en el plan de negociación. Pero si no cuentas con ese visto bueno desde un principio, no esperes que tu equipo de negociadores pueda desempeñarse correctamente.

Mucho menos deberían existir dudas sobre la necesidad de solicitar y evaluar las propuestas de los proveedores. Cuando un cúmulo de propuestas competitivas son parte de una estrategia de adquisición en varias etapas, la gerencia de cadena de suministros tiene la ventaja de comenzar la negociación con el pie derecho. Si le añades un proceso RFX, incluso puedes mantenerte a la vanguardia al contar con información sobre la compañía de tus proveedores.

¿Cuáles son tus objetivos en esta negociación, y qué estás dispuesto a aceptar?

Al mismo tiempo, es esencial desarrollar una estrategia clara para la negociación. Esta estrategia debe formalizar los objetivos primarios y secundarios para ser discutidos durante la negociación con el proveedor. Es necesario identificar cuáles serán los rangos aceptables para cada elemento de la negociación, como la Solución Máxima (Maximum Supportable Solution o MSS), la solución mínima (Least Acceptable Solution o LAS), así como identificar tu Mejor Alternativa a un Acuerdo (Best Alternative to a Negotiated Agreement o BATNA): El plan de ‘último recurso’, en caso de que la negociación no sea exitosa.

Estos sos los puntos básicos, esenciales; de hecho, la preparación debe ir mucho más allá. El resto de este artículo describirá cada una de las siete estrategias que le permitirán al departamento desarrollar un récord de negociación positivo a lo largo del tiempo.

Veamos cada Estrategia:

Estrategia 1: Familiariza a tu equipo con la compañía del proveedor.

Mis colegas y yo usualmente entrenamos a Gerentes de Cadena de Suministros y Departamentos de Compras en las técnicas adecuadas sobre negociación; pero también entrenamos a fuerzas de ventas en el mismo tema. Llega un momento en el que te das cuenta que un equipo de ventas promedio sabe mucho más sobre la empresa a la cual van a vender, que al revés.

Un ejemplo: el líder de un grupo en una organización del sector de la salud, me comentó que en una negociación reciente notó que el ‘equipo contrario’ tenía en una carpeta impresos los perfiles de linkedin de algunos de los miembros de su equipo de negociadores. Junto a los perfiles, habían observaciones ‘a favor’ y ‘en contra’, por lo que era evidente que la fuerza de ventas de la otra compañía se había sentado a negociar con mucha más preparación que ellos.

No hay excusas; tienes todos los recursos a tu disposición.

No hay excusas para que tu departamento no invierta el tiempo necesario para revisar la página web del proveedor antes de negociar con ellos. Ésta es la información más sencilla de acceder, y proveerá información detallada sobre sus líneas de negocios, instalaciones corporativas, planes de crecimiento, historia de la compañía y más.

La mayoría de las páginas de los proveedores cuentan con el apartado de ‘sala de prensa’, que pueden ayudarte a ti y a tu grupo de negociadores a actualizarse sobre las últimas noticias en las que han estado involucrados.

La página probablemente incluya los nombres de sus clientes; un poco más de investigación en Google o LinkedIn usualmente puede ayudar a encontrar el líder de suministro asignado a sus clientes actuales. Así abres la puerta para que puedas contactar y hablar con otros profesionales de compras sobre los aspectos no confidenciales de sus negociaciones con este mismo proveedor.

No basta con un par de búsquedas en Google; debes profundizar.

Opta por leer el reporte anual del proveedor (Asumiendo que es una empresa pública). Este documento no solo provee información financiera importante que puede otorgarte una ventaja competitiva; desde su rentabilidad hasta sus deudas, puede darte detalles hasta del crecimiento de su facturación. Incluso, puedes conocer sus planes de negocios sobre posibles expansiones y otros detalles reveladores.

En un caso, un solo detalle precisado en su reporte anual nos proporcionó datos inestimables para nuestra preparación para negociar; esto que le permitió a la compañía ahorrarse cerca de dos millones de dólares a lo largo de cinco años.

Como dicen: El conocimiento es poder.

En ocasiones vale la pena comprar tan solo una acción de la compañía del proveedor; es una gran ventaja recibir automáticamente el reporte anual y los estados financieros trimestrales; todo con miras a aumentar tus probabilidades de éxito en cualquier negociación que tengas con ellos.

Una tercera técnica que deberías aplicar es leer las investigaciones disponibles a través de tus propios corredores de bolsa; ellos proporcionan análisis sobre sus ratings y reportes sobre sus acciones. Estos analistas se ganan la vida estudiando los posibles cambios, debilidades y fortalezas de estas organizaciones; es útil que alguien te ofrezca un punto de vista imparcial.

Un punto que usualmente es pasado por alto es la información que tu propia compañía podría tener sobre el proveedor; desde Finanzas hasta Ventas.

A veces, la mejor información está en tu propia casa.

Estrategia 2: Investiga cuáles son los planes del proveedor

Tu equipo puede llegar a saber cuál será la actitud y demanda del proveedor; aún antes de que la negociación comience. Algo tan sencillo como enviar un simple email al líder del grupo designado por el proveedor puede lograrlo. Ponte a su disposición para preparar un cronograma de acciones y solicítales dos sets de información que serán claves:

– Los nombres de los asistentes, sus cargos, direcciones de email y teléfonos,
– Una lista de los asuntos que el proveedor querrá discutir.

Al combinar esta información con la de tu propio equipo, tienes suficiente para preparar una agenda.

Esta fase de ‘descubrimiento’ brinda una serie de beneficios; primero, sabrás de antemano quienes serán los representantes del proveedor que participarán en la negociación. Es muy útil, por ejemplo, quién será el abogado a cargo.

Con esta información, puedes solicitar que uno de los abogados de tu compañía asista a la reunión.

Ahórrate sorpresas.

Teniendo una lista de los asuntos que el proveedor quiere discutir, es menos probable que te sorprendan. Tu equipo podrá estructurar sus acciones para generar un impulso en su posición. Así logrará adelantarse a la resolución de puntos críticos y conducir el proceso a un resultado beneficioso para ustedes.

Una agenda clara le hará difícil al proveedor responder con frases como “No estamos preparados para discutir eso hoy”.

 

Estrategia 3: Realiza un perfil de quienes negociarán en nombre del proveedor

Tienes la lista de quienes probablemente se sienten en la mesa a negociar; es importante tratar de conocerles… aún antes de verlos en persona.

La confianza toma tiempo.

Mientras antes prepares los cimientos de una relación, mayores probabilidades tendrás de establecer ese lazo de confianza.

Nosotros creamos de perfiles de comportamiento, tipos de personalidad, temperamento y estilo de aprendizaje de sus oponentes. Esto hay que hacerlo con suficiente antelación al proceso; puede representar una gran diferencia en cómo tu equipo se enfrenta a ellos.

Tecnicas de Negociacion con Proveedores

Para eso, nada mejor que redes sociales como Linkedin o Facebook.

Allí puedes tener una excelente perspectiva de quiénes son. Su perfil académico, edad, dónde han vivido, las compañías para las cuales han trabajado y por cuanto tiempo; cuáles son sus intereses profesionales, lo que hacen en su tiempo libre, cuáles son sus equipos deportivos favoritos y más.

Tienes que recordar siempre que se trata de personas; y al igual que nosotros, tienen fortalezas y debilidades. Toda la información que puedas recabar te permitirá tener una mejor idea de con quién vas a lidiar.

 

Estrategia 4: Estudia el historial de desempeño del proveedor

Hay un dicho que dice que aquellos que no pueden recordar el pasado, están condenados a repetirlo. Quizá no sea estrictamente inevitable, pero ciertamente resalta la importancia de revisar con lupa cualquier relación pasada entre ambos.

Asumo que tu compañía cuenta con un programa de gestión de proveedores; entonces será relativamente sencillo verificar los récords y scorecards pasados. También es muy útil entrevistar a cualquiera de tu organización que haya entrado en contacto con ellos; podrían tener información útil para el proceso de negociación.

Hace algunos años, nuestra firma ayudó a una compañía a renegociar los términos de una tecnología tercerizada. La gerencia nos había advertido que el proveedor había incrementado sus precios muy por encima de todos los contratos previos.

Por supuesto, la notificación del incremento había llegado mucho antes de que entrásemos en la sala de negociación. Al saber a qué nos enfrentábamos, sugerí revisar el historial de las relaciones con este proveedor.

Una métrica clave ubicó al proveedor en un porcentaje de desempeño del 95%; un nivel aceptable para la empresa a la cual asesorábamos. Pero el material de marketing del proveedor afirmaba índices de satisfacción de 99% en la mayoría de sus intervenciones.

Así que te podrás imaginar la cara de su equipo de negociadores cuando nada más iniciar sentarnos a la mesa. Les aclaramos que estaríamos dispuestos a aceptar un aumento modesto pero nunca en el orden que ellos proponían.

Más tarde, soltábamos el argumento central: nuestra compañía estaría dispuesta a pagar el aumento solicitado; pero solo si eran capaces de asegurar el desempeño de 99% que afirmaban brindar a sus otros clientes. Menos que eso, produciría penalizaciones escalonadas.

Aceptaron a regañadientes. Dos años después, aun no han mejorado su desempeño al nivel esperado. En ese período, nuestros clientes han mantenido un 12% de descuento en sus costes.

 

Estrategia 5: Seleciona y prepara a tu Equipo de Negociación

Cada miembro de tu equipo de negociadores debe estar preparado a la perfección para el gran día. Pero en nuestra experiencia, muchos departamentos subestiman esta actitud.

El paso fundamental es asegurarte que solo cuentas con estrellas en tu grupo. Es ideal que hayan participado de todo el proceso de investigación y preparación; conocer a cabalidad el historial de todo el proceso y los objetivos que están en juego.

Los miembros de este selecto grupo deben ser escogidos (o excluidos) en función a sus habilidades de liderazgo y negociación con proveedores. Tu equipo debe estar compuesto de quienes cuentan con la capacidad y autoridad de tomar decisiones.

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El aprender a caminar con dramatismo es opcional.

Tan importante como incluir, es omitir: Algunos empleados simplemente no deberían ser parte de un equipo de negociación. Puede ser el gerente que acostumbra actuar como un ‘lobo solitario’ y puede meter la pata en un momento crítico; o el Director de Ingeniería que tenga amistades en la empresa proveedora. A veces, solo con dejar entrar a alguien que no soporte el estrés de una negociación es suficiente para mermar la efectividad de tu estrategia.

Si te ves forzado a incluir a un miembro problemático por razones políticas o corporativas, considera subdividir tu equipo. Así puedes asignar responsabilidades muy específicas y limitar la posibilidad de que un solo miembro contamine la autonomía de otros.

¡Negociadores, unidos!

Con el grupo ya ensamblado, es necesario asignar responsabilidades. Por supuesto, cada individuo habrá sido seleccionado por sus responsabilidades organizacionales; pero a cada uno debe asignársele responsabilidades adicionales que faciliten el desempeño fluido de todo el equipo.

A uno de ellos debe asignársele la tarea de llevar apuntes, por ejemplo; otro encargarse de los cálculos financieros en directo con una laptop con fórmulas predefinidas en una hoja de cálculo.

Por supuesto, al menos uno en tu equipo debe tener la responsabilidad de observar el lenguaje corporal de los miembros de la contraparte, así como estar atento al tono de voz y las palabras escogidas durante sus argumentos.

Perfectamente puede ser uno de nuestros Consultores en Negociación.

 

Estrategia 6: Pactica tus señales no verbales

Tú puedes comunicarte por gestos con tu equipo como lo hace un coach de béisbol infantil.

Es necesario que diseñes y practiques un sistema de comunicación no verbal que será esencial durante las negociaciones.

Tu equipo necesita estar alerta a cuándo dejar de hablar y hacer silencio. Cuándo cambiar la dirección de la discusión, o cuándo hacer una pausa para deliberar entre sí. Estas señales no pueden ser evidentes o exageradas; deben ser tan sencillas como…

  • Golpear con los dedos sobre la mesa,
  • Dejar un bolígrafo en la mesa en una dirección concreta, o…
  • Tocarse la oreja o cerrar una libreta.
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Señales tan sencillas como cruzar un solo brazo sobre la mesa, orientar un bolígrafo o cruzar los dedos.

Lo peor que puedes hacer es no disponer de este vocabulario silencioso; lo siguiente peor, es no practicarlo lo suficiente. Esto puede interrumpir el libre flujo de información en tu equipo; parecer desorganizados o peor aún, no preparados ante la negociación a la que se enfrentan.

(No quieres llegar al extremo de dar una patada bajo la mesa para evitar que divulguen información confidencial).

Es mucho más incómodo de lo que te imaginas.

 

Estrategia 7: Desarrolla un esquema de acción

El equipo de negociación con proveedores debe seguir un proceso estructurado, diseñado mucho antes de la primera reunión. Ese proceso puede resumirse en una simple tabla de estrategias donde especifiques cada uno de estos puntos:

– Descripción de cada asunto a negociar
– Especificar si es indispensable, o deseable
– MMS, LAS y claves para alcanzarlo.

Al final y para que quede claro, el BATNA.

Es insólito pensar que aún en negociaciones de millones, algunos no se tomen el tiempo para escribir sus estrategias. Una confusión puede ocasionar que alguien cometa un error en el peor momento posible.

Los ejércitos y los equipos deportivos desarrollan gráficamente su estrategia.  Tú necesitas asentar la tuya para asegurarte de que todos los implicados comprenden su rol en el proceso.

Esta estrategia también ayuda a revisar los objetivos incluso minutos antes de entrar a la sala de negociación.

De más está decir que bajo ninguna circunstancia tus oponentes deben llegar a ver tu esquema de acción; siempre le he enseñado a todos mis equipos a que aprendan a leer ‘cabeza abajo’. No dudo que cualquier otro equipo – como por ejemplo, los vendedores a los que te enfrentarás – también dominen esa técnica.

Algo tan sencillo como engrapar una hoja encima lo mantendrá a salvo de los ojos de los demás. Además, darán la idea que se toman el proceso muy en serio.

 

Sólo los mejor preparados alcanzan el éxito

Cuando se trata de contratos de alta gama, la compañía mejor preparada logrará obtener los resultados que le favorecerán.

Es importante recalcar que esa confianza solo será producto de invertir el tiempo y el esfuerzo necesarios para prepararte.

No hay peor escenario de negociación que creer que no necesitas preparación; igualmente peligroso es subestimar al otro equipo de negociadores.